Con un legado sólido de cerca de 150 años, estamos liderando el camino para reimaginar y mejorar la vida hoy, así como para las generaciones futuras, a través de nuestras marcas y tecnologías innovadoras y sustentables, en nuestros equipos de todo el mundo. Henkel ocupa posiciones de liderazgo en los negocios industriales y de consumo: nuestro portafolio incluye reconocidos productos para el cuidado del cabello, detergentes para la ropa, suavizantes de telas, así como adhesivos, selladores y recubrimientos funcionales.
Administration Assistant
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Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments.
- Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers.
- Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
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Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
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Acerca de Henkel
FAQ
Estoy interesado en varios puestos de trabajo. ¿Puedo postularme para varios puestos al mismo tiempo?
Sí. Solo necesitas crear y completar tu perfil en nuestro sistema de postulación en línea. Una vez listo, podrás postularte a todas las vacantes que sean de tu interés.
La oferta de empleo está redactada en inglés; ¿debería redactar mi solicitud también en inglés?
¡Sí, por favor! Henkel es una empresa internacional y colaborarás con colegas de todo el mundo. Por eso, el inglés es el idioma oficial de nuestra empresa.
Como regla general, te recomendamos presentar tu postulación en el mismo idioma en el que está publicada la vacante. Esto facilita una comunicación clara y mantiene la consistencia durante todo el proceso de selección.
¿Recibiré actualizaciones sobre el estado de mi postulación?
Sí. Sabemos que cada vacante y cada persona son únicas, por eso buscamos encontrar la mejor oportunidad tanto para ti como para Henkel.
Durante todo el proceso de selección, te mantendremos informado sobre el avance de tu postulación y podrás consultar su estado en cualquier momento desde tu perfil de candidato.
Tu experiencia con Henkel comienza con transparencia, comunicación y respeto mutuo.
¿Pueden los empleados cambiar entre áreas de negocio y/o a un país diferente?
Sí. Nuestra filosofía del “Triple Dos" está diseñada precisamente para eso: animar a los mejores profesionales a desempeñar al menos dos funciones diferentes, en dos áreas de negocio distintas y en dos países diferentes.
¿Por qué promovemos esto? Porque creemos que las experiencias diversas en todas las funciones y ubicaciones son clave para su desarrollo y le ayudarán a obtener una comprensión integral de Henkel como empresa global.
¿Con quién me comunico si tengo preguntas sobre mi solicitud?
Nuestro equipo de reclutamiento está aquí para ayudarte con cualquier pregunta o solicitud que puedas tener durante todo el proceso de solicitud.
No dudes en comunicarte con el equipo aquí. ¡Estaremos encantados de ayudarte!